Google スプレッドシートの活用

作業の進捗状況などを個人で管理する分にはExcelで十分ですが、外注の方などと互いに離れた環境で作業を進めていくにはクラウドサービスを利用するのが最も適しています。

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleアプリのクラウドサービスです。
オンラインストレージサービスやWordやExcelのような文書管理サービスを提供していて、Gmailアカウントを作成すれば無料で使用できます。1アカウント15GBまでの無料オンラインストレージを利用することができますが、クラウド上に任意のファイルをアップロードしてアクセス出来ます。しかもスプレッドシート等のGoogleドキュメントをオンラインで作成するのであれば、容量無制限です。

サービスを利用するには、Gmailの右上の管理画面から以下の手順でアクセスします。

スプレッドシートを起動する場合は、空いている箇所で右クリックしてスプレッドシートを選択します。

スプレッドシート

スプレッドシートは、Googleが開発したWebベースの表計算ソフトです。
基本的にExcelライクに作られていますので、Excelの操作に馴染んだ人ならあまり違和感なく使用できるようになっています。
ただ「ファイルを保存」というボタンがなく、セルを移動したときに自動保存されるので最初は少し戸惑うかもしれません。

下記はスプレッドシートの画面です。メニューはOfficeを使ってる方は直観的に扱えそうなのが分かります。

管理者は閲覧・更新権限を付与することができ、招待した人のみがファイルを編集出来ます。
またセルレベルでのロックがかけられるので、同じファイルを複数人で同時に編集することが可能です。

アドオン機能で他の人が作成したスクリプトを利用出来たりと、いろいろと便利な機能が備わっていますが、後々Excelとの連携を絡めて考えるのであれば、スプレッドシート独特の関数やスクリプトは極力使用しないようにするのがベターです。

OneDriveやDropBoxに資料を配置して管理することも考えられますが、非同期の問題が出てきますしGoogleドライブで管理している方も今では普通になってきていますので、使ったことが無い方は早めに慣れておくことをお勧めします。

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