Evernote で情報を管理する

Evernoteとは、メモ系のツールです。かなり有名なので知っている方も多いと思いますが、使ったことのない方の為に解説しておきます。
無料版/有料版とありますが、無料版でもかなり使い倒せます。
アカウント登録によりクラウドサービスが使えるようになります。
クラウドサービスのみでも使用は可能ですが、ソフトウェアを端末にインストールしておくと、より便利に使えます。

何が出来るのか?

業務で取り扱うデータ量は日増しに増えていくばかりですが、以前作成したデータが必要なときに探せないといったことがよくあると思います。Evernoteでうまく管理すると、こういったことから解放されます。
例えば、以前作成したマニュアルを探したいけど見つからない、顧客からの問合せ対応の雛形文のパターンが多すぎて目的のものが見つからない、名刺や製品カタログの中から連絡先や商品を特定したいけど見つからないといった悩みが解決できます。
さらに「ノートブック」という自分で特定したカテゴリの単位で共有設定が行えるので、複数人で作業をする場合は全員で情報を共有することも可能です。

使い方

基本はノートブックを作成して、その中に気になったことをメモを書き足すようにどんどん登録していくだけです。
添付したいファイルがあればメモにドラッグして登録することも出来ます。
あとは検索窓に気になる単語を入れて検索するだけで登録した内容から結果が抽出されて表示されます。
検索スピードについて、ソフトウェアをインストールした端末では動作も軽く電話中にもリアルタイムに活用できるレベルです。

下記画像の左側がノートブック、真ん中が各メモの見出し、右側がノートの内容です。
検索窓にワードを打ち込むことによって、その下に抽出した結果が表示され、その中のひとつをクリックすると右側にメモの内容が表示されます。

クラウドで同期化される

作成したノートブックとメモはクラウド上で管理されるので、スマホを含む異なる端末でも同じデータを確認することが出来ます。
さらに、PNG・JPG・GIFの画像ファイルやPDFファイルのOCR解析もクラウド側のサーバで行ってくれるので名刺やパンフレットの画像をアップして暫くすると、文字列での検索が可能となります。

Web Clipper

Evernote Web Clipperは、ChromeやFirefoxの拡張機能ですが、Webページを簡単にクリップしてEvernoteに保存することが出来るようになりますので機能追加しておくと更に便利になります。気になるwebページはどんどんクリップしておいて後からまとめて精査するなど、リサーチにも使えます。

まとめ

競合製品にMicroSoftの「OneNote」がありますので、気になる方はこちらも試されると良いでしょう。
こういったメモ系のツールは、確実に業務の効率化を加速させてくれるツールです。
使い続けるほどに使い勝手がどんどん良くなってくるので、まだ使用したことのない方は是非活用されることをお勧めします!

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2 件のコメント

    • 音痴太郎さん、コメントありがとうございます。
      Evernoteは使えると思いますよ!
      私はスマホではあまり活用出来ていないですが、パソコンでは毎日使っています。

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