ツール化について

自動化・効率化を目指す中で一切のツール化を考慮せずに外注することは可能ですが、全て丸投げすれば当然余分なコストが発生してしまいます。
ツールで賄える部分はうまく仕組化して、最小限のコストだけをかけるようにすべきです。

何をツール化すれば良いのか?

外注に頼むのと一緒で、単純作業は全てツール化の対象となります。
、、、というとあまりに抽象的すぎるので、どんなものがツール化可能なのか少しまとめてみましたので、参考にしてみてください^^

リサーチ

既に提供されている有償・無償のツールを利用したりして自分の求めるリサーチリストが作成できるようにするのは、ツール化しやすい部分です。
ただ自分の求める結果が明確になっていないとツールを作成している途中でアレコレやりたくなって彷徨います(笑)
なので作成前にツールがカバーする範囲をきちんと考えて、求める機能を最適化しておく事が大切です。
ちなみに私達の場合は、輸入や輸出の最新価格差リストが毎日定刻に自動生成され、指定したフォルダへ配信されるような仕組みを構築しています。ただし、これだけで仕入リストが完成するかというとそうではなく、そこから最終的な仕入判断は自分自身で精査します。ツールに完璧を求めるのではなく、あくまで大量のデータを効率的に扱うための道具といった位置づけで使用しています。

見積もり依頼リスト、発注リスト、検品リスト

買付の際に、代行会社やパートナーからリサーチリストをもとに見積もり依頼リストや発注リストを作成すると思いますが、こちらもリサーチリストからの転記が簡単に行えるような仕組みを作成出来ます。
リサーチで作成したツールは安易に外部に漏らすのは止めた方が良いですが、検品リスト作成ツールなどは、外注につかってもらっても特に問題無いので積極的に配布できます。

出品

ネットモールでは一括出品する為の雛形ファイルが多々ありますので、その仕様に沿ったファイルを生成するツールを作成することで効率化が図れます。
私達はここでもリサーチツールと同様に毎日、無在庫の最新価格ファイルが生成されるようにしています。

在庫管理・売上管理

日々の売上や在庫管理を行うために仕組み化はしたいが、仕入れ単価や販売単価、販売先が毎日変わったりするのでツール化が難しい部分です。市販のツールも月額数万円とか高額なものが多いです。
自作する場合は半自動化ぐらいにおさえて、マクロの使い捨て(後述します)などで対応するのも一手です。

梱包

梱包自体は人手によるものですが、例えば自社発送の宛名シール作成はツール化出来ます。
地味ですが、作成が簡単でとても効果が出やすいので早いうちから仕組み化しておくことをお勧めします。
全て自動化とまではいかなくても、手間が省ければ外注に頼る作業も少なくなり、その分コストカットも図れます。

マクロの使い捨てという考え方

「=round(A1,-2)」などのようなよく使う数式のサンプルをテキストファイルなどに保存しておき、必要に応じてそこから引っ張り出して使っている方は多いと思います。Excelでは同様にマクロの使い捨ても可能です。

【例】最終行まで処理するvbaサンプルコード

Option Explicit

‘最終行、最終列までのサンプルコード
Sub ボタン_Click()
Dim wsNm As Worksheet
Dim idx1 As Long
Dim idxMaxRow As Long
Dim idxMaxCol As Long

Set wsNm = Worksheets(“hoge”)

With wsNm

idxMaxRow = .Cells(.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ‘最終行の取得
idxMaxCol = .Cells(1, .Columns.Count).End(xlToLeft).Column ‘最終列の取得

‘最終行までの処理
For idx1 = 2 To idxMaxRow
‘最終列までの処理
For idx2 = 1 To idxMaxCol
.Cells(idx1, idx2) = “hogehoge”
Next
Next

End With

End Sub

ツール化とまではいかなくても、こういったマクロのサンプルコードをいくつかストックしておいて必要に応じて駆使することで、格段に効率化が図れるようになります。処理後はコードを削除すれば良いだけです。

最後に

ツールはうまく作成できればヒューマンミスも起こりにくくなり、その分雑多な作業に悩まされることも少なくなります。リサーチツールなど自分なりのノウハウとして定着させれば、それだけで競合との差別化が図れることもあります。また後々人に使ってもらうことも考えて、マニュアル化を進めたり直観的にも使える操作性を求めていくことが大切です。
vbaなどは難しくはありませんが慣れる時間が必要なので、ツール作成を即外注に依頼するという手もありますが、自分でコードが見れるようになれば、ちょっとした機能改善やクリエイティブなアイデアが閃いたときにも気軽に実装できるようになるので、一度は勉強する価値があります。

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